Descubra as principais informações sobre como fazer um evento online de sucesso para a sua empresa!
“E agora, como vou realizar os eventos corporativos da minha empresa?” Esse foi um dilema que muitos gestores enfrentaram quando receberam a notícia do isolamento social para conter a Covid-19. Afinal, os eventos que aglomeravam pessoas precisaram ser cancelados por causa das normas de segurança estabelecidas pelas autoridades de saúde.
Atualmente, com esse “novo normal”, eventos que antes ocorriam presencialmente, ganharam forma remota. Assim, um número cada vez maior de empresas vem realizando conferências, webinars, workshops, cursos, entre outras formas de evento online.
Mas, como realizar um evento online de sucesso? Então, separamos para você dicas que podem ajudar na realização de um evento que traga bons resultados para a empresa e seja memorável para os participantes!
Flexibilidade do evento online
O evento online, inegavelmente, já faz parte do cotidiano das organizações. Uma vez que é incerto qual será o momento em que os eventos presenciais voltarão a ser realizados. Portanto, se a sua empresa ainda não realiza ou não está habituada com essa forma de interação com o público, é melhor rever esse posicionamento!
Além disso, os eventos virtuais são flexíveis e podem ter várias finalidades. Por exemplo:
- divulgar um novo produto ou serviço,
- engajar com o público-alvo,
- atrair novos negócios,
- realizar treinamentos ou cursos internos,
- arrecadar doações,
- servir como entretenimento.
Enfim! Já percebeu que as possibilidades são inúmeras, não é? Então basta escolher um objetivo para o seu evento, e colocá-lo em prática!
Definição de objetivo e tema para o seu evento online
Primeiramente, é fundamental ter definido quem será o público que participará do seu evento online. Dessa forma, será possível ser assertivo ao escolher um tema que seja atrativo.
Portanto, as 5 principais dicas são:
- Pesquise as principais necessidades ou dúvidas dessas pessoas;
- Quais são os assuntos mais comentados entre elas;
- Qual a faixa etária desse público;
- Quais são as soluções que o tema do seu evento pode oferecer;
- Quais os conhecimentos que elas gostariam de adquirir no seu evento online.
Assim, é indispensável que você realize uma pesquisa para investigar os assuntos mais comentados por seu público-alvo. essa forma, você conseguirá alinhar o objetivo do evento às necessidades e expectativas dos participantes.
Para auxiliar nisso, você pode buscar um assunto ou tema de interesse no Google e ver as sugestões que aparecem. Ou, também, usar o Answer the public: uma ferramenta que encontra as principais perguntas que as pessoas têm sobre determinada área. Outra alternativa é perguntar diretamente ao seu público qual o tema que seria mais atrativo para eles.
Como você pode escolher bons palestrantes para o evento online?
Depois de definir o tema do seu evento online, chegou o momento de escolher quem serão os palestrantes dele. Afinal, escolher as pessoas certas é o que vai fazer com que os espectadores fiquem encantados com o evento. Através desse encantamento, estarão prontos para dar o próximo passo: comprar o seu produto ou serviço, ou ainda, vestir a camisa da empresa – caso seja um evento interno.
Então, algumas considerações sobre palestrantes são:
- Escolha alguém com nome consolidado no mercado e que palestre com frequência em outros eventos;
- Procure analisar a qualidade das palestras do convidado que está considerando;
- Analise quais são as preferências do público que se inscreverá no evento;
- Busque referências em outros eventos online já realizados, com temas semelhantes;
- Pesquise pelos nomes mais comentados nas redes sociais.
Aliás, quando não houver recursos suficientes para contratar um profissional ilustre, uma alternativa é buscar na própria empresa talentos que unem conhecimento a uma boa oratória. Dessa forma, além de economizar, é uma estratégia criativa para alcançar o objetivo do evento.
Plataforma de pagamentos para evento online
Para quem decide realizar eventos online pagos, ou que envolva arrecadações, gerenciar os valores é uma tarefa mais desafiadora.
Assim, a nossa principal dica aqui, é: opte por uma plataforma que centralize toda a gestão do evento virtual, incluindo o pagamento. A saber, a maioria dos gestores escolhem o Sympla, o maior portal de eventos e cursos do Brasil! Essa plataforma disponibiliza ferramentas eficazes para você administrar todo o evento de maneira simples.
Ou seja, em um só lugar você consegue:
- Criar uma página específica para o evento;
- Divulgar o evento para pessoas novas, que entram na home da plataforma;
- Gerenciar inscrições e pagamentos;
- Enviar e-mails automáticos para todas as pessoas inscritas;
- E gerar certificado.
No entanto, há algumas plataformas que você pode utilizar para gerenciar apenas as transações financeiras. Dessa forma, o pagamento fica à parte da gestão do evento. São elas:
- Moip;
- Paypal;
- Pagseguro;
- Picpay;
- Pagar.me
É provável que você conheça algumas dessas ferramentas. Inclusive, que já tenha utilizado alguma delas para realizar compras online!
Plataformas de transmissão para evento online
A transmissão em vídeo é uma excelente maneira de passar uma mensagem ao público. Sem dúvida, nesses casos o áudio torna-se parte fundamental da comunicação.
Afinal, não é suficiente ter apenas uma boa qualidade de imagem. Além disso, é necessário que exista também um som compreensível.
Assim, as principais plataformas que indicamos são:
- Zoom;
- Youtube;
- Lets.events;
- Facebook;
- Skype.
Seja como for, independente de qual escolha, é importante ter à disposição um bom microfone e uma internet com alta velocidade de upload. Certamente, esses são requisitos básicos para realizar um evento de sucesso.
Oferecer ou não oferecer certificado?
Sem dúvida, o certificado é a melhor forma de comprovar a participação em um evento!
Mas afinal, quais as informações que devem constar no certificado? Algumas fundamentais são:
- Nome do participante;
- Nome do evento;
- Data do evento;
- Carga horária;
- Dados do organizador e sua assinatura.
Além disso, para deixar seu evento online ainda mais memorável, você pode personalizar esse certificado. Por exemplo, com cores, fontes e imagens que reflitam o tema do evento ou a identidade da empresa.
Para isso você tem à disposição o Canva! Basicamente é uma ferramenta de design gráfico que facilita a criação desse certificado. Bem como pode ser utilizado para o desenvolvimento de materiais para mídias sociais.
Encantando os participantes com brindes
Outra dica é presentear com um brinde exclusivo aquelas pessoas que escolheram prestigiar o seu evento online. Por exemplo, você pode enviar um brinde personalizado para as 30 primeiras inscrições.
A saber, essa é uma forma de se diferenciar da maioria, além de instigar a participação. E, no caso de evento pago, conquistar potenciais clientes.
Aqui na Roar você encontra excelentes opções de brindes. Afinal, estamos há mais de 20 anos produzindo materiais promocionais para empresas e eventos! Como realizamos todo o processo fabril, você pode personalizar os produtos como preferir.
Inclusive, aqui na Roar já preparamos brindes para os maiores eventos do País. Por exemplo, uma pochete personalizada para o Coala Festival e uma bolsa personalizada para o camarote da Latam no Rock in Rio. Além disso, já atendemos clientes como o Pão de Açúcar, o Waze e a Seara.
Confira alguns brindes que criamos:
Como promover o seu evento virtual:
Certamente, chegamos na etapa primordial para a realização de um evento online: a divulgação! Afinal, de nada adianta investir tempo e dedicação na organização, se as pessoas não souberem dele ou não tiverem interesse em participar.
Portanto, é fundamental que você estabeleça algumas metas para captar os participantes ideais para o seu evento online. Algumas iniciativas são:
- Realize uma campanha de e-mail marketing para os clientes ou e-mail interno para a equipe;
- Adicione informações em sua assinatura de e-mail;
- Crie conteúdo direcionado para o público que você deseja que participe do seu evento: posts no blog, vídeos ou podcasts;
- Crie uma página de evento única (landing page) em seu website. Além de formalizar o evento você estará divulgando mais informações sobre ele;
- Para aumentar a exposição, divulgue nas redes sociais onde o seu público-alvo esteja, usando as ferramentas criativas de cada uma. Por exemplo, stories, enquetes, lives, etc.;
- Por fim, você também pode divulgar o seu evento online através de anúncios pagos, em plataformas como Facebook ou Google.
Consolidando a sua marca no pós evento
A saber, além da divulgação é importante pensar no pós evento! Pois nessa etapa é o momento de disponibilizar os materiais, de esclarecer as dúvidas e, sobretudo, de enviar conteúdo com o intuito de manter contato com os participantes de forma a aumentar a lembrança da sua marca na memória deles.
Uma maneira para preservar esse contato, é criar uma sequência de e-mails perguntando a opinião do participante sobre o evento, ou disponibilizar uma avaliação. Já se o seu público for interno, é interessante distribuir conteúdos motivacionais ao longo do mês sucessor ao evento, para consolidar o propósito na mente dos colaboradores.
Além disso, você pode fazer uma Pesquisa de Satisfação para entender onde errou e quais ações foram assertivas. Dessa forma, futuramente será possível corrigir os erros, utilizar sugestões e surpreender seu público com novos eventos.
Algumas ferramentas disponíveis:
- Google Forms
- Survey Monkey
- Typeform
- MindMiners
CONCLUSÃO
Com o “novo normal” em que vivemos, a maioria dos eventos estão acontecendo remotamente. A saber, o evento virtual tornou-se uma possibilidade de trazer bons resultados para a empresa que adere à essa iniciativa.
Visto que, o evento online é uma estratégia ideal para nutrir o relacionamento da marca com o seu público e atrair novos negócios, além disso, é uma ação com custos menores e de alcance maior em comparação aos eventos tradicionais.
Independentemente da finalidade do seu evento online, você pode otimizar essa iniciativa com ações que divulguem a sua marca. Uma delas, conforme já citado, é disponibilizar brindes para os inscritos. Dessa forma, além de valorizar quem prestigiou o seu evento online, você estará promovendo a sua empresa no mercado, atingindo também outras pessoas.
Ficou interessado em realizar essa estratégia em sua organização? Então entre em contato conosco! Sem dúvida, um de nossos consultores pode dar todas as orientações sobre os produtos que você pode personalizar. Afinal, aqui na Roar sempre existe a opção ideal para a sua empresa!
